Ngirim pesan ke atasan itu bukan sekadar ngetik dan kirim. Ada etikanya juga biar pas atasan baca tetap enak dibaca dan gak keliatan petantang-petenteng. Nah, biar gak salah langkah, berikut ini aturan tidak tertulis yang perlu dipahami sebelum pencet tombol “Send”.
Jangan Langsung To The Point, Apalagi Pake Nada Komando
Ingat, ini atasan, bukan abang ojol. Usahain jangan pake kalimat, “Pak, tolong ACC sekarang.” atau “Udah saya kirim. Dicek.” siapa yang kagak kesel kalo kalimatnya kayak begitu. Biasain pake kalimat sapaan lebih dulu, kayak, “Selamat siang, Pak. Mohon izin mengingatkan, saya sudah kirim file untuk di-review. Jika berkenan, mohon bisa dicek saat ada waktu. Terima kasih banyak sebelumnya 🙏” atau “Sore, Pak. Mohon izin ganggu sebentar 🙏” biar lebih enak dibaca atasan.
Hindari Jam Tengah Malam, Subuh, atau Jam Lapar
Ngirim jam 11 malam terus ngetik "urgent", itu sama aja gak bisa beretika. Kalau memang harus malam, awali dengan penjelasan biar atasan ngerti kenapa harus chat di jam tersebut. Bisa pake kalimat kayak, “Maaf mengganggu malam Bapak. Ini saya kirim sekarang agar besok pagi bisa langsung dicek. Tidak perlu dibalas malam ini, Pak.”
Cara Chat Atasan Dengan Sopan via WA, Biar Bapak Tetep Keliatan Profesional
Jangan Kirim Chat Panjang Tanpa Paragraf
Kalau pesannya lebih dari 4 baris, kasih jeda. Biar mata atasan gak kering duluan, apalagi kalau atasan usianya udah di atas 40 tahun. Jangan satu paragraf isinya 13 baris kecampur curhatan, data, sama jokes. Bisa chat dengan, “Pak, izin update perihal progres event sudah 90%, vendor lighting sudah confirm. Tinggal approval rundown dari Bapak 🙏 Mohon petunjuk lebih lanjut, Pak.”
Baca Ulang Sebelum Dikirim
Jangan sampai salah nama atau salah kirim. Ngirim chat, “Sayang udah makan?” ke Pak Direktur? Bisa malu selama ke kantor. Tipsnya, cek nama tujuan, cek isi pesan, cek kalimat yang bisa dipake ke atasan tersebut. Kadang pan ada atasan yang kepengen karyawannya ngobrol santai sama dia, tapi ada juga yang kagak.
Hindari Singkatan Berlebihan, Apalagi Bahasa yang Gak Jelas
Ini bukan grup SMA. Tulis “siap”, bukan “syip” atau “sipppppp”. Tulis “baik, Pak”, bukan “okee bossquu ✌️”. Pake emoji yang sesuai dan gak berlebihan, gak perlu capslock juga, dan gak usah muter-muter bahasanya ke sana ke mari.
Tahu Kapan Harus Follow Up, Kapan Harus Nunggu
Kalau belum dibalas, jangan langsung spam banyak chat ke atasan. Bisa jadi atasan emang lagi sibuk sama meeting atau kerjaan lainnya. Kalau mau follow up, bisa pake kalimat, “Pak, izin mengingatkan soal draft laporan yang rencana dikirim hari ini. Saya siap bantu kalau ada yang perlu dilengkapi.” atau bisa juga, “Cuma sekadar reminder ya, Pak. Besok ada meeting bareng tim klien jam 10 pagi.”. Bisa juga follow up setelah 6–8 jam, atau keesokan paginya.
Jangan Kirim File Tanpa Penjelasan
Atasan bukan dukun yang bisa ngerti isi file tanpa petunjuk. Biasakan buat kasih penjelasan saat kirim file, atau bisa juga pake kalimat, “Saya lampirkan file presentasinya ya, Pak. Sudah termasuk revisi dari Mas Dani juga.” atau, “Ini file rundown-nya, Pak. Mohon dicek kalau ada waktu. Terima kasih sebelumnya 🙏”.
Akhiri Dengan Terima Kasih
Jangan tutup pesan dengan kalimat kayak, “Saya tunggu balasannya ya Pak.” yang terkesan memaksa. Lebih baik pake kalimat kayak, “Terima kasih atas waktu dan arahannya, Pak. Mohon maaf kalau ada kekurangan dalam penyampaian 🙏”.
Tujuan dari komunikasi pan memperpanjang silaturahmi dan mempercepat kerjaan, tapi jangan sampai kehilangan sopan santun. Karena dalam dunia kerja, kadang yang dinilai bukan cuma hasil, tapi juga cara kita berkomunikasi.
